关于做好2024届毕业生档案转递工作的通知
各二级学院、相关处室：
根据省教育厅、省人社厅等上级主管部门关于高校毕业生档案转递工作的相关要求，结合我校实际，学校决定于7月19日-7月27日对2024届毕业生档案进行整理、封装，7月28、29日集中转交中国邮政物流股份有限公司寿光营业部，预计7月30日进行转递，现就有关事项做安排如下：
一、精心安排，周密组织
毕业生档案关系学生切身利益，特别是对考公、事业编、国企就业、升学的学生，有举足轻重的作用，各二级学院、相关处室要高度重视毕业生档案工作，做好部门间的协同配合。教务处牵头，做好政策解读和技术指导工作，二级学院负责人要亲自包靠，将毕业生档案转递工作列为一把手工程，教学院长具体实施，确保毕业生档案整理有序进行，确保档案转递工作顺利完成。
二、档案整理要求
1.确保档案的完整性
根据档案袋上的毕业生档案目录，建立从学生录取、在校，到毕业的完整的学生档案，保证录取新生名册、学籍表、成绩单、学位申请表和毕业生登记表等重要档案材料的完整。视情况，适当添加学生在校奖惩材料。
2.保证档案的规范性
学籍表要严格按照规范填写，保证学生姓名、身份证号等身份信息及专业、班级等学籍信息准确无误，学习经历、家庭成员等信息填写清晰、完整、有效，辅导员评语等填写规范（包括学生思想、学习、生活等方面的表现），学籍科、教务处和学校等各类印章的清晰、可辨认，使用恰当。
3.毕业生信息条形码制作与粘贴
根据附件1《2024届毕业生档案袋条形码制作说明》的相关要求，按照就业派遣方案制作条形码，并在档案袋指定位置进行粘贴。
三、档案转递要求
1.确保档案转递地址与学生实际就业情况一致
各二级学院要严格按照就业派遣方案进行档案转递，档案转递时一定要再次向学生核实档案转递地址是否准确无误，档案转递前转递地址发生变化的，由学生所在二级学院分管就业人员在就业网上对学生档案转递地址进行变更后，再按照变更后的地址进行转递。
说明：本校专升本学生的档案按要求进行封装，不再邮寄，二级学院内部做好交接，就业网标注“专人送达”，同时备注辅导员或学籍管理员姓名。
2.档案转递单的相关说明
二级学院就业负责人协助，参照附件2《山东省2023届非师范类高校毕业生“档案转递单”下载操作流程》下载高校毕业生“档案转递单”，“档案转递单”中涉及的经办人、联系方式据实填写二级学院实际档案转递人相关信息即可，填写回执邮寄地址时具体到二级学院，收件人和联系电话为二级学院学籍负责人信息。“发件单位”为潍坊科技学院教务处。
《高等学校毕业生档案转递告知书》中告知日期为2024年7月30日，加盖教务处印章后，二级学院统一留存；《高等学校毕业生档案转递单》加盖教务处印章后，连同《高等学校毕业生档案转递回执》一并封入学生档案，并在档案袋目录栏进行标注。
特别说明：“档案转递单”下载后，学生档案转递地址发生变化的，需要在就业网变更学生档案转递地址后，重新下载“档案转递单”。
3.档案封装
学生档案封装时需要粘贴“潍坊科技学院学生档案密封条”，并加盖教务处骑缝章，装入EMS袋后，用邮政公司提供的专用封条对邮寄袋进行密封，加盖教务处印章。
四、档案转递流程
1. 按照档案袋上的目录逐项收集档案构成材料，确保档案完整，填写、盖章规范；
2.比对档案内容认真规范填写档案袋相关信息，档案袋填写与内容一致，避免错装毕业生档案；
3.7月20日前，教务处公布2024届毕业生档案派遣方案，二级学院按照就业办派遣方案，根据附件3《毕业生档案邮寄单模板》造表，“学生学号”需为文本格式，之后用于匹配邮寄单号；“备注”中必须注明二级学院、学生姓名、专业、班级；“详细地址”必须包括地址、档案接收单位、部门，联系邮局打印邮寄单；
4.招生就业处协助从省就业网上导出学生档案转递单，二级学院按要求填写，盖教务处章；
5.结合就业派遣方案按要求制作、粘贴条形码；
6.教学院长牵头，组织人员对毕业生档案就行自查，对发现问题进行整改，直至得出可以转递的初步结论；
7.根据教务处档案互查分组（见附件4），对互查学院的档案进行复查，得出是否可以转递的建议；（档案封装前、后至少互查两次）
8.互查二级学院给出“建议转递结论”的，可领取档案密封条、EMS密封条，对档案进行封装，盖教务处印章；
9.7月27日前全部完成毕业生档案整理工作，按照档案去向分寿光、省内（寿光除外）、省外分别整理、放置；
10.7月28、29日，以二级学院为单位统一跟邮局交接，填写交接单，签字后二级学院留存，并将档案交接数量及时报教务处；
注：师范类毕业生档案7月25日前完成与邮寄的档案交接，7月26日进行档案转递；
11.档案转递后，第一时间将档案转递单第一联拍照后告知学生，并将邮政转递单号上传到省就业网站；
12.8月1日前，将附件5《潍坊科技学院毕业生档案转递记录表》（相关人员签字）经二级学院负责人签字后一份交教务处，一份二级学院留存。
请各二级学院务必高度重视毕业生档案转递工作，组建二级学院负责人为组长的档案转递专班，教学院长牵头负责具体实施，根据教务处通知要求，细化二级学院的档案转递流程，做好信息安全与保密工作，确保此项工作顺利完成。
教务处
2024年7月19日
