关于做好2024届毕业生档案整理工作的通知

潍坊科技学院

关于做好2024届毕业生档案整理工作的通知

各二级学院：

为做好我校2024届毕业生学籍表（档案卡）、成绩档案表和学位申请表等档案材料档案馆存档工作，就档案整理及检查移交工作做安排如下：

一、本科毕业生档案整理要求

1.教务处牵头，将2024年毕业的本科学生（含专升本）档案，按专业、班级立卷。即每个专业中的每个班作为一卷来组卷。

注：同一层次同一专业班级的卷号不要断开。
   2.现用的学籍表（档案卡）有A3和A4两版。老版A3学籍表，需要将每个学生的学籍表对折成16开纸，有照片的一面为第一面，对折时，折痕要压实，纸张四角要对齐（这一项要求很严格）。

学籍表（档案卡）后面是学生成绩档案表，打印成绩档案表时要注意留出装订空间（左侧装订）。

成绩档案表后为学位申请表。

3.在非装订面的右上角，用铅笔（严禁用中性笔、碳素笔）标页码，用大流水号（只要有字的页面就必须标页码，反面标在左上角，所标的阿拉伯数字，要尽量小且清晰、易辨认，书写工整，严禁连笔书写）。

注：档案材料空白面不用编号。

4.标完页码后，要认真检查，确保页数与班级学生数相符，保证目录表内容与编号完全一致、相互对应。
5.将标完页码的每卷档案进行计算机输入，表格仍按照附件中的格式，用A4纸打印三份，订卷内一份，交档案馆一份，自留一份（备省教育厅检查），正面（为卷内目录表格）第一行题名处居中填写第X卷（X，代表大流水号，用阿拉伯数字表示），例如第1卷，第二行，第一列顺序号，输入“1”，第二列文号空下不填，第三列责任者，填写“学籍科”，第四列题名，填写“**学院XXXX级XX专业XX班学生学籍表”（分三行：第一行为**学院，第二行为XXXX级XX专业XX班，第三行为学生学籍表），第五列日期，据实填写即可，以四年制本科为例，填写“2020.9---2024.6”（需写三行，见参考样式），第六列页号，要填写首页的第一页号码与最后一页最后号码，若本卷共有240页，则填1-240。

学生档案目录表反面的系部、专业、班级填写完整、规范，第一列序号，要按照每卷立卷的学生排序来填写阿拉伯数字的大流水号，填好姓名，且居中，页码为每个学生档案的首页，以老版A3学籍表（档案卡）本科学生为例，若第一个学生，其页码为1，第二个学生，其页码为7，依次类推，最后一名学生的页码，要将其首页与尾页号码填全，若本卷有50名学生，则最后一名学生的序号为50，页码为295-300。

正反面打印在同一张A4纸上，按照卷数先后将电子版以院系命名后发送到wfkjxydag@163.com，由档案馆人员统一装订。
注意：

1.学生档案的各材料的内容填写要书写准确、规范、完整。

本人简历要确保时间连续，写到潍坊科技学院阶段。

2.学生档案中涉及到的“思想品德鉴定”必须手写，包括思想、学习和生活三个方面，不能少于三行，且必须辅导员（导师）本人签字，辅导员（导师）为同一人的保持同一笔迹。

二、专科毕业生档案整理要求

1. 教务处牵头，将2024年毕业的专科学生（含五专）档案，按专业、班级立卷。

每个专业中的每个班作为一卷来组卷。同一层次同一专业班级的卷号不要断开。

2. 现用的学籍表（档案卡）有A3和A4两版。老版A3学籍表，将每个学生的学籍表对折成16开纸，有照片的一面为第一面，对折时，折痕要压实，纸张要对齐（这一项要求很严格）.

学籍表（档案卡）后面附上学生成绩档案表，打印成绩档案表时表头处要注意留出装订空间（左侧装订）。

3.在非装订面的右上角，用铅笔（严禁用中性笔、碳素笔）标页码，用大流水号（只要有字的页面就必须标页码，反面标在左上角，所标的阿拉伯数字，越小越好，并书写工整，禁止连笔书写）。

注：档案材料空白面不用编号。

4. 标完页码后，要认真检查，确保页数与班级学生数相符，保证目录表内容与编号完全一致、相互对应。

5.将标完页码的每卷档案进行计算机输入，表格按照附件中的表格格式，用A4纸打印三份，订卷内一份，交档案馆一份，自留一份（备省教育厅检查），正面（为卷内目录表格）第一行题名处居中填写第X卷（X，代表大流水号，用阿拉伯数字表示），例如第1卷；第二行，第一列顺序号，输入“1”，第二列文号空下不填，第三列责任者，填写“学籍科”，第四列题名，填写“**学院（系）XX级XX专业XX班学生学籍表” （分三行：第一行为**学院，第二行为XXXX级XX专业XX班，第三行为学生学籍表），第五列日期，以普通专科为例，填写“2021.9---2024.6”(需写三行), 本校五专学生据实填写，如2019.9-2024.6，外校转入五专填写2022.9---2024.6；第六列页号，要填写首页的第一页号码与最后一页最后号码，若本卷共有200页，则填1-200。

学生档案目录表反面的系部、专业、班级填写完整，第一列，序号，要按照每卷立卷的学生排序来填写阿拉伯数字的大流水号，姓名准确填好，且居中，页码为每个学生档案的首页，以老版A3学籍表为例，若第一个学生，其页码为1，第二个学生，其页码为6，依次类推，新版A4学籍表右上角只编写一个页码数即可，最后一名学生的页码，要将其首页与尾页号码填全，以老版学籍表为例，若本卷有50名学生，则最后一名学生的序号为50，页码为246-250。

正反面打印在同一张A4纸上，按照卷数先后将电子版以院系命名后发送到wfkjxydag@163.com，由档案馆人员统一装订。

注意：

1.毕业生档案的各个方面的内容要书写准确，完整。本人简历要写到潍坊科技学院阶段。本校的五年一贯制、二三连段要有10学期的成绩（外校转入三二连读学生据实提供）。

2. 学生档案中“思想品德鉴定”必须手写，且必须辅导员本人签字，笔迹保持一致。

三、结业换证学生档案整理注意事项

    1.2024年结业符合毕业条件换发毕业证的，学籍表上标注“该生于****年*月*日换发毕业证书”，成绩档案表以最终符合毕业条件的成绩档案表为准，随2024届毕业生正常进行存档。

2.往年结业但档案材料档案馆已存档、2024年换发毕业证的学生，其成绩档案表、学位申请表需要单独上交；人员名单单独造表（电子版），顺序与纸质材料一致，打印后与档案材料一并单独上交，教务处届时汇总后统一与档案馆交接。

往年结业2024年换证学生档案材料名单（Excel格式，电子版一并上交）：

四、毕业生档案检查移交

1.各二级学院教学院长牵头，召开档案整理专题会议，做好协调调度，确保高质量完成档案整理、存档工作。

2.将毕业生档案移交学院档案馆时，各院系处室打印潍坊科学院档案资料交接单、毕业生档案馆档案存档一览表各一式三份，各院系、学籍科、档案馆负责人及经手人签字后留存本院系、学籍科、档案馆各一份。

3.档案检查移交时间：

（1）9月6日之前，各二级学院教学院长牵头，完成档案馆档案材料整理后，组织得力人员开展档案自查工作。

一是检查学籍表填写是否规范，成绩档案表是否为最终成绩、盖章是否完整，学位申请表填写、签字及盖章是否规范）；二是看编号、目录等档案整理是否符合存档要求。

（2）9月11日之前，二级学院完成档案自查，达到档案馆存档要求后，按照二级学院互查分组情况，开展互查工作；

二级学院档案互查分组情况一览表：

（3）9月14日之前，各二级学院经教务处审核签字后，完成毕业生档案馆档案存档工作。

潍坊科技学院教务处

2024年8月28日